Hakemusaineiston

Hakemusaineisto tarkoittaa hakemukseen liitettyjen asiakirjojen kokonaisuutta, jota viranomaiset, oppilaitokset tai rahoituslaitokset käyttävät päätöksen tekemiseen. Aineisto voidaan toimittaa digitaalisessa tai paperisessa muodossa, ja sen tarkoituksena on osoittaa hakijan kelpoisuus, taidot, tausta ja soveltuvuus hakukohteeseen. Sisällön tarkka laajuus ja muotovaatimukset vaihtelevat hakeutumiskohteen mukaan.

Yleisimmät osat ovat henkilötiedot, henkilöllisyystodistuksen kopio, koulutus- ja työhistorian osoittava dokumentaatio (esim. todistukset, oppilaitoksen suoritusotteet), CV, kielitaidon todistukset sekä hakemuksen kannalta keskeiset liitteet kuten motivaatiokirje tai tutkimus- ja projektisuunnitelma sekä budjetti ja aikataulu. Joissakin tapauksissa voi olla vaatimuksena tutkimuslupa, referenssit tai maksatuspäätökset sekä mahdolliset käännökset virallisiksi kieliksi.

Toimitusvaihtoehdot voivat olla digitaalisia hakemusjärjestelmiä tai perinteistä paperiarkistoa. Hakemusaineiston on noudatettava annettuja ohjeita tiedostotyypeille, koossa ja mahdollisesti käännöksille sekä laadittava selkeä ja järkevä järjestys. Yleensä hakemukseen liitetään sekä kopiot että alkuperäisiä asiakirjoja koskevat pyynnöt, ja epäselvissä tapauksissa voidaan pyytää virallinen tai oikeaksi todettu kopio.

Viranomaiset tarkastavat aineiston täydellisyden ja oikeellisuuden ennen päätöksen tekemistä. Harkinnan aikana voidaan pyytää lisälausuntoja tai täydennyksiä. Henkilötietojen käsittely tapahtuu EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) ja kansallisessa lainsäädännössä säänneltyjen rajoitusten puitteissa. Hakemuksen käsittelyn jälkeen aineisto voidaan arkistoida tai poistaa lain mukaan. Hakijoiden kannattaa säilyttää kopiot omassa hallussaan.