Gæðagögn

Gæðagögn vísa til skjala og skráa sem fylgja gæðakerfi fyrirtækis eða stofnunar. Þau lýsa því hvernig gæðamál eru unnin, hvaða ferli þarf að fara fram, hver ber ábyrgð og hvaða sönnunargögn séu til að sýna samkvæmnisgildi og árangur. Gæðagögn stuðla að stöðugleika, rekjanleika og möguleikum á endurbótum með því að gera ferla sýnilega og staðfesta niðurstöður með skjalfestum gögnum.

Helstu flokkar gæðagagna eru til dæmis: gæðapólitík (markmið og forgangsverkefni gæðakerfisins), gæðamannasögn eða gæðamöppur (leiðbeiningar og ferlaútfylling), vinnuferlar og verkbeiningar (hvernig verk á að vera unnin), form og skráningar (töflur, eyðublöð og skipulögð gagnasöfn), og skráningar sem sýna niðurstöður prófana, skýrslur eftir innri eða ytri úttektir, ásamt gögnum um leiðréttingar og forvarnir þegar galla koma upp.

Skápur og stjórnun gæðagagna felur í sér að ákvarða hvaða gögn eru nauðsynleg, hver hefur rétt til að breyta þeim, hvernig þau eru uppfærð og geymd, hver hefur aðgang að þeim og hvenær gögn eru eytt eða geymd í lengri tíma. Gæðagögn stuðla að samræmi við staðla og reglur, auðvelda innri og ytri úttektir og eru grundvöllur fyrir endurskoðun, upplýsta ákvarðanatöku og síendurtekna endurbót.