Dokumentarkiver

Dokumentarkiver er organiserte samlinger av dokumenter med varig verdi for en organisasjon, institusjon eller samfunn, og som forvaltes for langsiktig bevaring og tilgang. De kan omfatte fysiske dokumenter, fotografier, lyd- og videoopptak samt digitalt innhold og tilhørende metadata som dokumenterer kontekst og autentisitet.

Arkiv omfatter både offentlige og private samlinger, og de kan være institusjonelle (for eksempel en myndighets arkiv eller en bedrifts arkiv) eller personlige/biografiske samlinger. Formålet er å bevare bevismateriale og informasjonskunnskap for ettertiden og for nåtidig bruk.

Forvaltningen av dokumentarkiver inkluderer innsamling og vurdering av bevaringsverdighet (arkivvurdering), innlåning og arkivdannelse, lagring, katalogisering og beskrivelse, samt opprettholdelse av en tilgangsstruktur og bevaringsplaner. Metadata, registreringssystemer og finding aids muliggjør søk og gjenfinning.

Digital arkivering utgjør en viktig del av moderne dokumentbevaring. Viktige spørsmål inkluderer bevaringsmessig integritet (checksums), filformatenes stabilitet, migrasjon til nyere formater og bruk av pålitelige digitale arkivtjenester eller institusjonsarkiver. Redundans, sikkerhet og regelmessig migrasjon er sentrale praksiser.

Behandling av dokumentarkiver er underlagt rettslige rammer og retningslinjer for arkiv- og personvern, som regel med retention schedules og krav til offentlig tilgjengelighet, taushetsplikt og opphavsrett.

Tilgang til arkivene varierer etter innhold og regler, men formålet er å gjøre informasjonsmakt tilgjengelig for forskning, kontroll og offentlighet, ofte gjennom digitale kataloger og skannede dokumenter.

Profesjonelle rammeverk inkluderer arkivprinsipper, beskrivelser etter ISAD(G) eller tilsvarende standarder, og metadata-rammeverk som Dublin Core, PREMIS og METS for digital bevaring.