Bokföringsorder

Bokföringsorder är ett begrepp inom ekonomistyrning och redovisning som avser en dokumenterad instruktion att bokföra en ekonomisk transaktion i företagets bokföring. Den fungerar som ett planerings- och kontrollverktyg i bokföringsprocessen och kan användas både för nya transaktioner och som korrigerande eller omfördelande poster. En bokföringsorder definierar vad som ska bokföras, vilka konton som debiteras och krediteras, belopp, momsregler, och referenser till underlag som fakturor, kvitton eller intern dokumentation. Den anger också datum, bokföringsdatum, avsändare/avsändande enhet och ansvarig person.

Innehållet i en bokföringsorder varierar beroende på företagets rutin och system, men vanliga fält är datum, belopp, konton, moms-/momskod, motpart, beskrivning, koppling till underlag och eventuellt projekt- eller kostnadsställe. En bokföringsorder kan kräva godkännande av en behörig chef eller ekonomiansvarig innan den används för att skapa en verifikation i bokföringen.

Processen innebär att bokföringsordern antingen används som underlag för en verifikation i det ekonomiska systemet eller, i vissa system, genererar den direkt en verifikation som bokförs i huvudboken. Begreppet är särskilt vanligt i svenska små och medelstora företag och i organisationer där man vill stärka intern kontroll och spåra ansvar för varje bokföringspost.

Bokföringsorder skiljer sig från verifikation, som är det faktiska bokföringsredovisade dokumentet i huvudboken, och från underlag som endast stöder posten.