Arkivdatabaser

Arkivdatabaser är databassystem som används av arkivinstitutioner för att förvalta metadata och beskrivningar av arkivmaterial. Syftet är att stödja registrering, beskrivning, organisering och åtkomst till arkivsamlingar samt att underlätta bevarande av både digitala och fysiska föremål.

De flesta arkivdatabaser organiserar materialet enligt en beskrivningsmodell som omfattar fonds, serier och arkivdelar samt uppgifter om ursprung och struktur. Proveniens och organisationen av materialet gör att användaren kan följa hur samlingarna har bildats och hur de är sammanställda. Metadata innehåller uppgifter om auktoriteter, kontrollerade termer och referensnummer, och systemen kopplas ofta till finding aids och digitala objekt. Bevarandemetadata och fixity-information lagras ofta separat eller som en del av metadata, för att stödja långtidsbevarande och integritet.

Standarder som används i arkivdatabaser inkluderar ISAD(G) för arkivbeskrivningar, ISAAR(CPF) för auktoritetsuppgifter om personer och organisationer, EAD för strukturbeskrivningar, Dublin Core och MARC för bred katalogisering samt METS och PREMIS för digitalt bevarande. För utbyte och publik åtkomst används ofta OAI-PMH.

Funktioner inkluderar sökbarhet, behörighetsstyrning, koppling mellan fysiska och digitala objekt, digitaliseringsarbete, versionering och bevarandeflöden. Systemet stöder import och export av metadata i olika format, rättighetsstyrning och revisionsloggar.

Många arkiv använder öppna plattformar som ArchivesSpace eller AtoM, samt kommersiella lösningar. Arkivdatabaser kopplas ofta till digitala arkivlösningar och bevarandeplattformar för att säkerställa långsiktig tillgång och kompatibilitet med nationella eller internationella standarder.