Arkivansvarig

Arkivansvarig är den person i en organisation som ansvarar för arkiv- och dokumentförvaltningen. Den som har arkivansvaret ska se till att uppgifter och dokument skapas, hanteras, klassificeras, bevaras och gallras på ett kontrollerat sätt i enlighet med gällande lagstiftning, interna riktlinjer och arkivvärden. Arkivansvarigs uppgift är också att säkerställa att arkiven är tillgängliga för verksamheten och för allmänhetens insyn i den mån det följer offentlighetsprincipen.

Den arkivansvariges huvudsakliga arbetsuppgifter inkluderar att etablera och driva arkivrutiner och riktlinjer, fastställa behörighets- och behållningsperioder, utveckla klassificeringssystem och metadata, samt leda arbetet med bevarande av såväl fysiska som digitala arkiv. De ska också säkerställa dokumentkvalitet, utbyte av information mellan system, och utbilda personal i arkiv- och informationsförvaltning. Samarbete med IT-avdelningen, verksamhetsledningen och arkivets användare är viktigt för att uppfylla krav på spårbarhet, sökbarhet och säkerhet.

I offentliga verksamheter verkar arkivansvaret ofta i enlighet med Arkivlagen och relaterad författning, medan privata organisationer följer god arkivsed och interna policys samt gällande integritets- och informationssäkerhetslagstiftning. Kvalifikationer varierar men brukar innefatta utbildning i arkivvetenskap, informationsförvaltning eller motsvarande, samt kunskap om dataskydd och informationssäkerhet. Rollen kan innehas av en särskild arkivarie eller av en person i ledande position med ansvar för hela organisationens informationsförvaltning. Syftet är långsiktig bevarande, spårbarhet och efterlevnad av lagstiftning och interna policys.