Arkistointiluokituksella

Arkistointiluokituksella tarkoitetaan systemaattista menetelmää, jolla organisaation arkistot ja tallenteet luokitellaan ja järjestetään. Luokitus muodostaa hierarkkisen rakenteen, jossa aineisto jaetaan pääluokkiin, alaluokkiin sekä sarjoihin, kansioihin ja yksittäisiin asiakirjoihin. Tavoitteena on tukea hakemista, hallintaa sekä oikea-aikaista säilyttämistä ja hävittämistä.

Luokituksessa painopiste voi olla toiminnan perusteella, aihepiirin mukaan tai organisaatiorakenteen mukaan. Yleisesti käytetään sarjoja, jotka kuvaavat pitkäaikaisempaa määrää, kuten sopimukset, päätökset ja projektidokumentaatio. Metatiedot ovat tärkeä osa: otsikko, laatija, päivämäärä, arkistointipäivä, luokituskoodit sekä säilytysaika. Hyödyntämällä näitä elementtejä voidaan tiedot yhdistäähtoiseen hakuprosessiin sekä hallita sekä säilyttämistä että hävittämistä säädösten mukaan.

Uudelleenorganisointi ja ylläpito vaativat suunnittelua: määritellään pää- ja alaluokat, luodaan ohjeistus uusien asiakirjojen luokittelulle ja vanhojen siirtämiselle oikeisiin luokkiin. Käyttöönottoon voi sisältyä koulutusta sekä säännöllisiä auditointeja ja päivityksiä.

Hyödyt ovat parempi tiedonhaku, selkeä hallinto, helpompi noudattaa lakisäätöisiä säilytysaikoja sekä arkiston laadun ja pitkäaikaisen säilytettävyyden varmistaminen. Haasteita voivat olla järjestelmän ylläpito, muutosvastarinta sekä riittävän metatiedon varmistaminen.

Arkistointiluokituksella on käyttökonteksteja sekä julkisella että yksityisellä sektorilla, ja se linkittyy standardeihin ja ohjeisiin, kuten ISAD(G), tarjoten yhtenäisyyttä ja yhteentoimivuutta.