Arkistointiarvioinnilla

Arkistointiarvioinnilla tarkoitetaan arkistointiprosessia, jossa organisaation asiakirjat ja tiedostot arvioidaan sen mukaan, tulevatko ne säilytettäviksi pysyvästi vai hävitettävikiksi. Arvioinnin tavoitteena on turvata todistusarvo ja historillinen merkitys sekä täyttää lainmukaiset ja hallinnolliset velvoitteet, samalla kun arkiston tilaa ja muita resursseja pidetään tarkoituksenmukaisina.

Keskeisiä kriteerejä ovat hallinnollinen arvo (tarve ylläpitää toimintaa, päätöksentekoa ja palvelujen toteuttamista), oikeudellinen ja todisteellinen arvo (vaatimukset viranomaisille sekä mahdollisuus osoittaa toiminnan historiallinen vastuullisuus), sekä historiallinen tai tutkimuksellinen arvo (arkiston tutkimus- tai kulttuurihistoriallinen merkitys). Henkilötietojen suoja sekä tietoturva voivat rajoittaa säilytystä ja vaikuttaa päätöksiin.

Menettelyyn kuuluu usein toiminnallinen analyysi sekä arviointi arkistoyksiköittäin, joskus näytteiden perusteella. Tietueet luokitellaan arvolähtöisesti ja niille laaditaan säilytys- ja hävityspäätökset sekä siirtopyynnöt pysyvään arkistoon.

Arkistointiarviointi noudattaa sekä kansallista että kansainvälistä hyvää käytäntöä. Se toteutetaan yhteistyössä arkistotoimen, tiedonhallinnon ja mahdollisten lakisääteisten velvoitteiden kanssa. Keskeisiä säädöksiä ovat arkistolaki, tietosuoja- ja tietoturvalainsäädäntö sekä standardit kuten ISO 15489.

Haasteita ovat digitaalisen aineiston moninaisuus, suurten tietomassojen hallinta sekä tasapainon löytäminen julkisen saatavuuden ja yksityisyyden suojan välillä.