Arhiveerimisel

Arhiveerimisel viitab termin arhiveerimise protsess organisatsioonide materjalide pikaajalisele säilimisele ja ligipääsetavusele ning nende autentsuse tagamisele. Protsess hõlmab nii füüsiliste kui digitaalse materjalide haldamist ja kaasneb vastutusalade ja poliitikatega. Eesmärgiks on säilitada kultuuripärandit, tagada õiguslik jõustumine ja pakkuda ametlike toimingute tõendusmaterjali.

Elutsükkel: hindamine ja valik (appraisal), saabumine, kirjeldus ja indeksimine, arhiveerimine ja säilitamine, ligipääs ning järelhooldus. Protsessi käigus säilitatakse päritolulugu ja konteksti ning tagatakse järjepidevus.

Digitaalne arhiveerimine keskendub digitaalsete esemete bit-täpsuse säilitamisele ja vormingute pikaajalisele elueale, kasutades migratsiooni, emulatsiooni või nende kombinatsioone. Olulised on metaandmed, mis kirjeldavad eseme päritolu, terviklikkust, versioonihaldust ja säilitust. Standardid nagu Dublin Core, PREMIS, METS ja EAD ning OAIS-mudel annavad raamistikku.

Kättesaadavus ja kasutus ning õiguskaitse: ligipääsuõiguste haldamine, autoriõigused, privaatsus (GDPR) ning arhiivi kasutusnõuded.

Arhiveerimine nõuab nii ressursside planeerimist kui ka riskide hindamist, uuendamist ja tehnilist suutlikkust. Täpne praktika sõltub organisatsiooni tüübist, riigi õigusaktidest ning arhiivi eesmärkidest.