Arhivaalidega

Arhivaalidega töötamine hõlmab arhivaalide kasutamist uurimis-, õppe- ja kultuuripärandi kontekstis ning nende haldamist. Arhivaal on materjal, mis tekib isiku või asutuse tegevuse käigus ja mida säilitatakse tõendina ning kultuuriväärtusena. Arhivaale koondatakse tavaliselt fondide ja sariade kaupa ning nad peegeldavad algset päriprovenantsi ning järjekorda, mida tuleb säilitada.

Arhivaalide hulka kuuluvad erinevad vormid: dokumendid, käsikirjad, kirjad, ametlikud arhiivid, fotod, kaardid, plaanid, helisalvestised, filmid ning digitaalsed failid. Iga arhivaalile lisandub kirjeldus ja metadata, mis annavad konteksti, autoriteedi, kuupäevad ja seose teiste materjalidega. Arhivaalide süsteemne korraldamine põhineb fondide ja sarjade struktuuril ning järgib põhimõtteid nagu päriprovenants ja algne järjekord, et säilitada teabe järjepidevus.

Juurdepääs arhivaalidele võib olla piiratud sõltuvalt privaatsusest, autoriõigusest või muust õiguslikust või eetilisest pragmaatikast. Reprodukte või publitseerimist reguleerivad autoriõiguse ja isikuandmete kaitse nõuded ning kasutajad peavad viitama allikatele vastavalt standarditele. Digitaalse arhivaari puhul kasutatakse sageli kirjeldus- ja metadatastandardeid nagu ISAD(G) ja EAD, mille abil on arhiivistruktuur ja sisu paremini leitavad.

Kasutajatena soovitatakse alustada finding aid’iga ehk arhiivi kirjeldusega, mis annab ülevaate fondi sisust, ajast ja võimalike materjalide otsingustrateegiatest. Arhivaalidega töötamine nõuab ettevalmistust, konteksti mõistmist ja hoolivat käsitlemist, et säilitada teavet ja tagada õigeaegne juurdepääs tulevastele kasutajatele.