Archiválási

Az archiválási folyamat olyan rendszeres tevékenység, amely során szervezetek releváns dokumentumokat hosszú távra megőriznek, hitelesen és hozzáférhető módon. Célja a történeti érték, jogi megfelelés és üzleti átláthatóság megőrzése.

Az archiválás két fő területe a fizikai archívumok és a digitális archívumok. A fizikai archívumok papíralapú dokumentumokat, fényképeket vagy mikrofilmeket foglalnak magukba; a digitális archívumok elektronikus fájlokat, e-maileket és adatbázisokat kezelnek. A digitális megőrzés különösen kihívásos, mert a technológiák gyorsan változnak, és formátumok migrációjára vagy emulációjára van szükség a hosszú távú hozzáférés érdekében.

A megőrzés alapelvei közé tartozik a hitelesség, az integritás és a hozzáférhetőség megőrzése. Ehhez metaadatokat, verziókezelést és ellenőrző összegű hitelesítést alkalmaznak; gondoskodnak a formátumok kiválasztásáról és a rendszeres karbantartásról. Ilyen standardok közé tartozik az OAIS referenciamodell a digitális megőrzéshez, az ISO 15489 a nyilvántartás- és archiválás menedzsmentjéhez, valamint a Dublin Core metaadatok használata.

A folyamat magában foglalja a selektálást (mely dokumentumokat érdemes megőrizni), a megőrzési szabályzatok alkalmazását, az adatok átvitelét a végleges tárolóba, a leltározást és az időközi ellenőrzéseket, valamint a hozzáférés-szabályozást. A hozzáférhetőség lehet belső vagy korlátozott, a jogi és szervezeti előírásoknak megfelelően. Archiválási gyakorlatok között gyakran különbséget tesznek hosszú távú megőrzés és egyszeri archiválás között.