viitenumeroa

Viitenumero on maksun tunniste, jonka avulla maksu voidaan linkittää tiettyyn laskuun, sopimukseen tai projektiin. Sen avulla pankit ja kirjanpito-ohjelmistot voivat kohdistaa maksetun summan automaattisesti oikealle vastikkeelle, mikä vähentää virheitä ja nopeuttaa kuittausta. Viitenumeroa käytetään sekä yksittäisissä laskuissa että jatkuvissa laskutusprosesseissa.

Viitenumerot voivat olla numerorajoitteisia ja niiden rakenne vaihtelee. Suomessa viitenumero on yleensä yksilöllinen ja voi sisältää tarkistusnumeron, joka helpottaa virheiden havaitsemista. Kansainvälisissä siirroissa ja suuremmissa järjestelmissä käytetään usein ISO 11649 -standardiin perustuvaa RF-viitenä (end-to-end reference), joka alkaa kirjaimilla RF ja sisältää laskua koskevia tietoja sekä tarkisteen. Tässä kontekstissa RF-viitteet mahdollistavat viitteiden käytön eri maiden pankeissa ja järjestelmissä.

Käyttötapa ja käytännöt vaihtelevat hieman pankkien sekä laskuttajien välillä. Laskuun tai maksutiedostoon annettu viitenumero tulisi kirjoittaa maksun yhteydessä oikeaan kenttään tai vapaasti tekstinä, jos järjestelmä niin sallii. Oikea viitenumero mahdollistaa automaattisen kohdistamisen ja vähentää manuaalista käsittelyä.

Viitenumeroa kannattaa säilyttää oikein ja käyttää kaikissa maksutapahtumissa, joissa kohdistaminen on tärkeää. Suomen ja monien muiden maiden pankkijärjestelmät tarjoavat ohjeistuksia viitenumeron käytöstä ja oikeasta muodosta.