tilbudsfunksjon

Tilbudsfunksjon er en funksjon i anskaffelses- og handelsplattformer som håndterer prosessen med å motta, vurdere og administrere tilbud fra leverandører som svarer på en forespørsel om tilbud eller en anbudskonkurranse. Den har som mål å lette konkurransen, sikre åpenhet og effektivisere kjøpsprosessen.

Slik fungerer prosessen: Innkjøper publiserer en forespørsel om tilbud eller et anbud med krav, evalueringskriterier og frister. Leverandører sender sine tilbud gjennom systemets grensesnitt, med pris, leveringstider, teknisk samsvar og nødvendig dokumentasjon. Plattformen håndterer regler for frister, versjonskontroll og konfidensialitet. Etter innlevering kan tilbudene åpnes og evalueres ut fra forhåndsdefinerte kriterier eller av evaluatører som sammenligner tilbudene. Systemet støtter også kommunikasjon med leverandørene og beslutningen om tildeling av kontrakt, som etterfølges av kontraktstyring og oppfølging av leverandøren.

Nøkkelfunksjoner inkluderer innlevering og fristkontroll, sikker tilgang og autentisering, dokumenthåndtering, evalueringsmaler og poenggivning, oversikter for sammenligning, revisjonsporløp og rapportering, samt integrasjon med ERP- og faktureringssystemer og varslinger til involverte parter.

Bruksområder og varianter: Plattformen brukes i både offentlig og privat sektor og i digitale markedsplasser. Den støtter ulike konkurranseformer som åpen konkurranse, begrenset konkurranse og omvendt auksjon, avhengig av regelverk og plattformens funksjonalitet.

Fordeler og utfordringer: Fordeler inkluderer bedre åpenhet, effektivitet og potensielle kostnadsbesparelser. Utfordringer kan være behov for god datasikkerhet, risiko for kollusjon mellom tilbydere, riktig oppsett av evalueringskriterier og kostnader ved implementering og integrasjon.

Se også: e-prokurement, anbud, tilbudsprosess, kontraktstyring.