säilitusstrateegia

Säilitusstrateegia on organisatsiooni koostatud plaan ja põhimõtete kogum, mis määratleb, kuidas ja kui kaua erinevaid dokumente ning andmeid säilitada, kuidas neid korraldada ja anda tulevastele kasutajatele juurdepääs. Selle eesmärk on tagada õiguslikult nõuetekohane arhiveerimine, teadmiste säilimine ja riskide vähendamine seoses andmete elutsükliga.

Peamised komponendid hõlmavad säilitusaegu (retention schedules), klassifikatsioonisüsteeme ja metaandmete skeeme, turva- ja juurdepääsukorraldusi, arhiveerimise tehnikaid ning säilitus- ja hävitamispoliitikat. Sõltuvalt kontekstist eraldatakse digitaalsed ja füüsilised arhivaalid, samuti lühiajaliselt ja pikaajaliselt säilitatavad materjalid. Oluline on määratleda, millal andmed liiguvad aktiivsest tööprotsessist arhiivi, ning kuidas neid vajadusel kiiresti taastada.

Elutsükkel sisaldab loomist ja kogumist, klassifitseerimist, otsuseid säilitamise kohta, pikaajalist arhiveerimist või õigusaktidega ettenähtud hävitamist ning jätkuvat hooldust. Tähtis on tagada metaandmete kvaliteet, formaatide jätkusuutlikkus ja vajadusel arhiivi- või pilvetaristu ülekandmisel vastavus standarditele.

Juhtimine hõlmab vastutajate määramist, riskihindamist, regulatiivsete nõuete jälgimist ning järjepidevat auditimist. Rahvusvahelised suunised hõlmavad ISO 15489-d andmete registri- ja metadatahalduse vallas ning OAIS-mudeli digitaalsete säilitusprotsesside mõistmiseks. Eestis võivad mõjutada riiklikud arhiiv- ja andmekaitsenõuded.

Säilitusstrateegia aitab tagada õigustatud juurdepääsu, teadmiste kestvat väärtust ning kulude ja riskide tasakaalustamist; see nõuab asjakohast ressursilist tuge, koolitust ja regulaarset ülevaatust.