styrelsekoder

Styrelsekoder är ett system av alfanumeriska koder som används av en styrelse för att märka och organisera beslut, genomföranden och övriga ärenden som uppkommer i styrelsearbetet. Kodsystemet kan tillämpas av både företag, offentlig sektor och ideella organisationer.

Syftet är att förenkla dokumentation, arkivering och extern rapportering till ägare, revisorer och tillsynsmyndigheter samt att stärka spårbarheten och kontrollen över styrelsearbete. Genom tydliga koder blir det enklare att följa vilka frågor som behandlats, vilka beslut som fattats och vilka uppföljningsåtgärder som krävs.

Kategorierna i ett vanligt styrelsekodssystem kan omfatta ekonomi och budget, årsredovisning och vinstutdelning, personal och ersättning, risk- och intern kontroll, policyförändringar samt beslut om större investeringar, förvärv eller avyttringar. Exempel på koder kan vara B01 för budget, F01 för finansiell rapportering, R01 för riskbedömning, P01 för policyändring och M&A för förvärv eller avyttringar. Användningen av koderna sker i styrelseprotokoll, intern rapportering och årsberättelser.

Implementering kräver att styrelsen upprättar en aktuell kodlista, definierar tydliga betydelser för varje kod och utbildar ledamöterna i korrekt användning. Listan uppdateras regelbundet i samband med förändringar i organisationens struktur eller regelverk. Styrelsekoder kompletterar mer formella ramverk som bolagsstyrningskoden och interna kontrollsystem, och deras effektivitet beror på konsekvent användning och god arkivpraxis.