referenssivaiheeseen

Referenssivaihe on hankintamenettelyn vaihe, jossa tarjoajilta pyydetään ja arvioidaan aiempia referenssejä vastaavista hankkeista. Sen tarkoituksena on todentaa tarjoajan kyky toteuttaa hankittu projekti sekä osoittaa kokemusta, kapasiteettia ja laatua.

Mitä referenssivaiheessa yleensä vaaditaan? Tyypillisesti mukaan otetaan referenssiluettelo, jossa on kuvattu aiemman hankkeen luonne, toimeksiantaja, projektin koko (kustannukset ja ajallinen laajuus), tarjoajan rooli sekä yhteyshenkilön suostumuksella annetut yhteystiedot. Joissakin tapauksissa asetetaan minimi- tai kriteerit, esimerkiksi tietty määrä vastaavanlaisia hankkeita tai tietty menestyminen aikataulussa ja budjetin hallinnassa.

Arviointi perustuu referenssien relevanssiin ja luotettavuuteen sekä mahdollisiin referenssien tarkistuksiin. Tarjoaja voi menestyä, jos referenssit osoittavat aiemman menestyksen, laadukkaan yhteistyön sekä kyvyn hallita riskejä ja tuottaa sovittuja tuloksia.

Lainsäädäntö ja käytännöt: Suomessa referenssivaihe liittyy hankintalainsäädäntöön, jonka mukaan referenssiesitys voi olla osa tarjousten evaluointia. On tärkeää noudattaa tietosuoja- ja yksityisyyden periaatteita sekä varmistaa, että asiakkaiden suostumukset on asianmukaisesti hankittu.

Käytännön huomioita: referenssien aitous on olennaista; väärien tai harhaanjohtavien tietojen käyttöä pyritään välttämään sekä referenssien tarkistuksella. Referenssivaihe on yleinen erityisesti suurissa, riskipitoisissa tai pitkäkestoisissa hankinnoissa.