prosessikuvauksista

Prosessikuvauksista on kyse prosessin keskeisten piirteiden tallentamisesta selkeästi ja johdonmukaisesti. Se tarkoittaa sekä toiminnan tarkoituksen että käytännön toteutuksen kuvaamista siten, että siitä saa ymmärryksen kaikille sidosryhmille. Prosessikuvaus voi sisältää sekä sanallisen kuvauksen että visuaalisia esityksiä, kuten kaavioita tai toimintaketjuja.

Tyypillinen prosessikuvaus sisältää: prosessin tavoite ja laajuus; roolit ja vastuut; vaiheet tai toimenpiteet järjestettyinä; syötteet ja tulokset; tarvittavat resurssit ja aikataulu; mittarit ja laatukriteerit; poikkeamien hallinta sekä kontrollit; sekä dokumentaation hallinta ja versionhallinta.

Käyttötarkoitukset ja hyödyt: se selkeyttää toimintaa, edesauttaa yhteistä ymmärrystä, nopeuttaa perehdyttämistä ja koulutusta, parantaa laatua sekä tukee vaatimustenmukaisuuden ja auditointien läpivientiä.

Laadinta tapahtuu tyypillisesti kartoittamalla nykytilan (as-is), määrittelemällä haluttu tuleva tilanne (to-be), sekä valitsemalla kuvausmuoto (teksti, flowchart, BPMN). Dokumentointi tulisi tehdä selkeäksi ja sidosryhmien kannalta helposti ymmärrettäväksi, huomioiden yhteinen sanasto ja selkeät termit. Hyvä käytäntö on versionhallinta, hyväksyminen olennaisilta osapuolilta ja säännöllinen päivittäminen.

Soveltaminen: prosessikuvauksia hyödynnetään monilla toimialoilla kuten tuotannossa, palveluissa ja IT-ympäristöissä sekä standardien ja laadunhallinnan konteksteissa.