metadatakäytännöille

Metadatakäytännöille tarkoitetut ohjeistukset määrittelevät, miten organisaatiossa kuvataan, hallitaan ja säilytetään metatietoja resursseista. Niiden tavoitteena on varmistaa johdonmukainen, löydettävyyttä parantava ja uudelleenkäytettävä tiedonhallinta sekä tuki pitkäaikaissäilytykselle ja siirrettävyydelle.

Keskeisiä osa-alueita ovat standardit, mallit ja sanastosovellukset, kuten Dublin Core, schema.org, METS ja PREMIS, sekä kontrolloidut sanastot ja identiteetit (esimerkiksi DOIs ja ORCID). Näiden avulla voidaan määritellä kuvausperusteet, yhteentoimivuuden tasot ja versiointi. Metadatakäytännöissä sovelletaan sekä organisaatio- että domain-spesifisiä malleja sekä huolehditaan aineiston provenance- ja oikeustiedoista.

Metadatakäytännöt kattavat sekä metadatamikäytön perusperiaatteet että prosessit: mitä kenttiä kerätään, millaisia arvoja odotetaan, miten metatietoja luodaan ja ylläpidetään, sekä miten automatisointi ja manuaalinen työ tukevat laatua. Tietojen elinkaareen liittyy luokitus, päivittäminen, arkistointi ja tarvittaessa poistaminen, aina riittävin provenance-tiedoin ja dokumentaation tukemana.

Organisaation käyttötulokset riippuvat metadatakäytännöistä: parempi resurssien löydettävyys, paremmin toimiva tieto- ja tutkimusbacklog sekä helpompi tiedon jakaminen ja uudelleenkäyttö. Haasteita voivat olla laajuuden ja resurssien riittävyys, järjestelmien välinen integraatio sekä epästandardoidut tai puutteelliset kenttävaatimukset, joihin vastataan suunnitelmallisesti ja jatkuvalla parantamisella.