lisäpöytäkirjoissa

Lisäpöytäkirjoissa tarkoitetaan lisä- tai korjausasiakirjoja, jotka liitetään alkuperäiseen pöytäkirjaan. Niiden tavoitteena on täydentää, tarkentaa tai korjata pidettyjen kokousten pöytäkirjan kohtia siten, että virallinen muistio vastaa todellista kulkua ja päätöksiä.

Lisäpöytäkirjoja laaditaan yleensä niin, että ne kuvaavat puuttuneita tai epäselviä yksityiskohtia. Tällaisia voivat olla esimerkiksi virheellisesti kirjoitetut nimet, epäselvä sanamuoto, puuttuneet päätöksen liitteet tai täsmälliset huomautukset keskustelun sisällöstä. Lisäksi lisäpöytäkirja voi selventää päätöksen vaikutuksia, täsmentää päätöstä tai korostaa sitä, mitä todettiin ja päätettiin kokouksen jälkeen.

Prosessi nykyään vaihtelee organisaatiosta riippuen, mutta yleisesti lisäpöytäkirja laaditaan kokouksen sihteerin tai muun valtuutetun toimesta ja se liitetään alkuperäiseen pöytäkirjaan. Usein lisäpöytäkirja hyväksytään tai vahvistetaan seuraavassa kokouksessa, jolloin siitä tulee osa virallista pöytäkirjatoimintaa. Tällöin se saa saman oikeudellisen aseman kuin alkuperäinen pöytäkirja, kun se on virallisesti hyväksytty.

Säädösten ja käytännön toteutuksen näkökulmasta lisäpöytäkirjat ovat osa pöytäkirjakokonaisuutta ja niiden säilytys sekä mahdolliset julkiset tai sisäiset oikeudet määräytyvät organisaation asiakirjahallinnon periaatteiden mukaan. Käyttöalueita ovat muun muassa kunnat, osakeyhtiöt, yhdistykset ja muut julkisen tai yksityisen sektorin kokoukset.