laskulajittelu

Laskulajittelu on prosessi, jossa yrityksen vastaanottamat laskut luokitellaan, priorisoidaan ja ohjataan oikeille hyväksyntä- ja maksuvaiheille. Tavoitteena on nopeuttaa ja hallita ostolaskujen käsittelyä sekä parantaa kirjanpidon oikeellisuutta.

Keskeisiä luokitteluperusteita ovat laskun toimittaja, eräpäivä, kustannuspaikka ja kustannuslaji (tai projektikoodi), sekä verotustiedot ja mahdolliset viitteet tilauksesta tai sopimuksesta. Laskulajittelua voidaan hoitaa sekä manuaalisesti että automatisoituna käyttämällä optisen tunnistamisen (OCR), sähköistä laskutusta (EDI) sekä robotiikan prosessien automatisointia (RPA). Siirtymä kohti automaatiota sisältää usein myös integraation ERP- ja taloushallintajärjestelmiin.

Prosessi etenee tyypillisesti vastaanotosta digitointiin, laskun luokitteluun ja reitittämiseen oikealle hyväksyjälle tai hyväksyntäryhmälle sekä loppukäsittelyyn ja tallentamiseen kirjanpitoon. Automaatio voi tarjota automaattisen hyväksynnän pienille laskuille, poikkeamien seurantaa sekä reaaliaikaista näkyvyyttä käsittelytilanteisiin.

Hyödyt ovat nopeampi käsittely, virheiden väheneminen, parempi näkyvyys ja ennakoitavammat maksut sekä mahdolliset kustannussäästöt. Haasteita ovat datan laadun vaihtelu, toimittajakohtainen tietojen standardointi, järjestelmien integraatio sekä tietoturva ja muutosjohtaminen.