kostnadsgodkjenning

Kostnadsgodkjenning er en kontrollprosess i organisasjoner der forslag til utgifter eller investeringer må få formell godkjenning før de iverksettes eller registreres i regnskapet. Formålet er å sikre at kostnader er nødvendige, berettigede og i samsvar med budsjett, strategi og risikostyring. Prosessen bidrar til ansvarlig pengebruk og bedre beslutningsgrunnlag ved å kreve dokumentasjon av behov, kostnader, forventet nytte og risiko.

En typisk kostnadsgodkjenning innebærer innsending av sak med kostnadsgrunnlag, estimat og eventuelt business case. Sakene går gjennom et godkjenningsløp i organisasjonens finansfunksjon og ledelseslag. Avhengig av beløp og type utgift kreves godkjenning fra avdelingsleder, økonomisjef eller styre/finansutvalg. I offentlige eller større private organisasjoner behandles ofte CapEx og OpEx i separate kanaler eller med ulike terskler, og innkjøp og kontraktsinngåelse kan være integrert i prosessen.

Anvendelsesområder inkluderer kommuner og statlige institusjoner, der kostnadsgodkjenning er en del av budsjettrevisjon og innkjøpsregler, samt private selskaper som bruker prosessen for å sikre overholdelse av interne policyer og regnskapsprinsipper.

Fordeler ved kostnadsgodkjenning er økt kontroll, åpenhet og ansvarlighet, samt bedre samsvar mellom utgifter og strategiske mål. Ulempene kan være byråkratisk treghet og behov for klare retningslinjer om hvilke kostnader som krever godkjenning, hvilke terskler som gjelder og hvilken dokumentasjon som må leveres.