kokoelmatiedot

Kokoelmatiedot ovat metatietoja, jotka kuvaavat esineitä ja kokonaisuuksia kokoelmissa, kuten museoissa, arkistoissa ja kirjastoissa. Ne järjestävät tiedon siten, että kohteet voidaan löytää, ymmärtää ja hallinnoida sekä säilyttää tuleville sukupolville. Kokoelmatiedot voivat sisältää sekä kuvailua että hallinnollisia yksityiskohtia.

Tyypillisiä elementtejä ovat esineen tai teoksen nimi, tekijä, aikakausi, paikka, materiaali ja mitat, sekä kuvailut, tunnisteet ja viitteet. Hallinnolliset tiedot käsittävät provenance-tiedot, kokoelman numero, omistussuhteet, kunnon ja säilytyksen sekä oikeudet ja käyttöoikeudet. Rakenteelliset tiedot tallentavat kohteiden suhteet toisiinsa, kuten osien ja versioiden yhteydet.

Kokoelmatietojen hallinnassa käytetään yleisiä standardeja ja malleja, kuten Dublin Core, MARC, METS ja PREMIS, jotka helpottavat tiedon vaihtoa ja yhteentoimivuutta. Tiedot tallennetaan usein rakenteellisesti ja voidaan julkaista paikallisina tai linkitettyinä lähteinä. Toteutuksessa hyödynnetään usein relaatiotietokantoja sekä XML- tai RDF-pohjaisia rakenteita.

Käyttötarkoitukset ovat moninaiset: kokoelmatietoja käytetään aineiston haussa ja löytämisessä, tutkimuksessa sekä näyttelyiden suunnittelussa, laina- ja säilytysasioiden hallinnassa.

Hallinnointi ja laadunvarmistus perustuvat ammattilaisten, kuten kokoelmapäälliköiden, kirjastotieteilijöiden ja arkistotyöntekijöiden yhteistyöhön. Auktoriteettihakemisto- ja hakusanahallinta parantavat tiedon johdonmukaisuutta. Lisäksi oikeudet, tekijänoikeudet ja avoin data -periaatteet ohjaavat jakamista.

Kokoelmatietojen kehitys kohtaa haasteita kuten tiedon laadun vaihtelut, monikielisyys ja vanhojen tietorakenteiden yhdistäminen. Digitalisaatio ja linkitetty data -infrastruktuuri voivat parantaa löydettävyyttä ja uusien sovellusten mahdollisuuksia.