jegyzkönyvei

Jegyzőkönyvei (jegyzőkönyv: minutes) a hivatalos, írott feljegyzések olyan kollektív ülésen vagy eljárásban történő eseménytöredékei, amelyeket általában a ülés levezetője vagy a jegyző készít. Ezek célja, hogy pontosan rögzítsék a megvitatott témákat, a javaslatokat, a hozott döntéseket, a szavazások eredményét és a feladatokra vonatkozó határidőket. A jegyzőkönyvek így szolgálnak bizonyítékként és a későbbi felelősségre vonás, illetve az eredmények nyomon követésének alapjául.

A jegyzőkönyvek elkészítése általában a jegyző vagy jegyzőkönyv-vezető feladata, és a gyakorlatban gyakran előzetes tervezet készül, amelyet a következő ülésen jóváhagynak. A végleges, hivatalos példányt gyakran aláírás és pecsét látja el, és a felek közötti kommunikációra, illetve az archívban való megőrzésre szolgál.

Jellemző tartalom és szerkezet: fejléc (dátum, időpont, helyszín), résztvevők és távolmaradtak jegyzéke, napirendi pontok, tárgyalás rövid összegzése, megvitatt témák, hozott határozatok és szavazások eredményei, felelősök és határidők, zárás és aláírások. A részletezettség a jogi környezettől és az intézmény gyakorlatától függően változik; egyes esetekben részletezett tanúvallomásokat vagy meghívottak nevét is tartalmazhat.

Környezetek és példák: jegyzőkönyvet vezetnek önkormányzati testületek, vállalatok igazgatótanácsai, kuratóriumok és bírósági eljárások is. A hozzáférhetőség és nyilvánosság attól függ, hogy milyen típusú jegyzőkönyvről van szó és milyen jogi előírások vonatkoznak rá. Elektronikusan is tárolhatóak jegyzőkönyvek, gyakran e-aláírással vagy időbélyeggel látva el őket.