indeksoinnissa

Indeksoinnissa tarkoitetaan prosessia, jossa dokumentti tai tietoaineisto merkitään kuvailutiedoilla, avainsanoilla ja muilla metatiedoilla, jotta sen löytäminen helpottuu tiedonhakutilanteissa. Sitä käytetään erityisesti kirjastoissa, arkistoissa sekä digitaalisissa tietovarasto- ja hakupalveluympäristöissä.

Indexointi voidaan tehdä sekä manuaalisesti että automaattisesti. Kustakin aineistosta vastuussa oleva henkilöstö valitsee sille soveltuvat kuvailutiedot ja asiasanat sekä mahdolliset luokitukset. Digitaalisessa ympäristössä ohjelmistot voivat analysoida tekstiä ja ehdottaa tai lisätä kuvailutietoja automaattisesti käyttämällä kielitieteellisiä menetelmiä.

Keskeisiä käsitteitä ovat kuvailutiedot, asiasanat sekä tekijä-, aihe- ja luokitusmetatiedot sekä metatietojen standardit kuten MARC ja Dublin Core. Kuvailutiedot voivat perustua kontrolloituihin sanastoihin sekä vapaasanaviin. Sanastojen ylläpito ja yhdenmukaisuus ovat indeksin laadun kannalta keskeisiä.

Indeksoinnin tavoitteena on parantaa hakujen tarkkuutta ja löytämisen nopeutta. Se auttaa sekä käyttäjiä että järjestelmiä löytämään asiaankuuluvaa materiaalia myös monikielisissä tai monimuotoisissa kokoelmissa. Haasteita ovat sanaston sekä terminologian epäyhtenäisyys, synonyymit, polyseemian sekä jatkuva aineiston kasvu.

Historia ja käytännöt: indeksöinti juontaa juurensa kirjallisten kuvailujen aikaan, mutta digitalisaation myötä on korostunut automaation rooli. Nykyisin indeksointi yhdistää perinteisen kuvailun, metatiedon hallinnan ja hakujärjestelmien tehokkuuden, mahdollistaen sekä paikallisen kirjaston että verkkoaineistojen saavutettavuuden.