hankintakortit

Hankintakortti on organisaation myöntämä maksukortti, jota työntekijä voi käyttää ennalta hyväksyttyihin viranomais- tai työtehtäviin liittyviin hankintoihin. Hankintakortteja käytetään yleisesti julkisella sektorilla, kunnissa ja suurissa yrityksissä, joissa halutaan nopeuttaa pieniä ostoksia ja säilyttää kustannusten hallinta.

Käyttö perustuu ennalta määriteltyihin rajauksiin: kortille asetetaan kuukausittaiset tai tapahtumakohtaiset kulurajat sekä mahdolliset kaupparyhmät tai tuotekategoriat. Ostot tehdään kortilla, ja jokaisesta ostopäätöksestä kerätään kuitti sekä tiedot ostokohteesta. Maksut kirjataan taloushallintojärjestelmään ja kuukauden lopuksi suoritetaan erittely sekä hyväksyntä. Kortin käyttäjä on velvollinen noudattamaan ohjeita ja käytäntöjä, ja järjestelmä voi sisältää varoituksia poikkeavuuksista sekä mahdollisuuden kortin tilapäiseen tai pysyvään poistamiseen käytöstä vakavan väärinkäytön estämiseksi.

Hyödyt ovat nopeus, pienemmät hallintoprosessit ja parempi kustannusten seuranta sekä läpinäkyvyys. Riskit liittyvät mahdolliseen väärinkäyttöön, ylitysriskiin ja kortin jakamiseen, minkä vuoksi käytäntöihin kuuluvat selkeät säännöt, koulutus sekä säännöksellinen valvonta ja auditointi.

Hankintakortteja käyttävät tyypillisesti julkisen sektorin organisaatiot sekä suuret yritykset, jotka tekevät paljon pieniä tai päivittäisiä ostoksia, kuten toimistotarvikkeet, koulutukset ja matkakustannukset. Tarkemmat käytännöt ja ohjeet määritellään organisaation hankintapolitiikassa.