efaktureringslösningar

Efaktureringslösningar är digitala tjänster som möjliggör skapande, överföring och mottagning av elektroniska fakturor mellan köpare och säljare. De kan vara molnbaserade eller i lokal drift och stöder både utgående och inkommande fakturor samt relaterade arbetsflöden som kontering, attest och betalningsmatchning. Genom att ersätta pappersfakturar och PDF-fakturor med strukturerade data underlättar de automatisering, minskar manuella arbetsmoment och minskar ledtiderna.

Så fungerar det: avsändaren producerar fakturan i ett maskinläsbart format (till exempel XML/UBL) i ett inköps-/leverantörsflöde eller via en leverantörsportal. Fakturan överförs via ett nätverk eller en plattform, ofta via standarder som PEPPOL eller Svefaktura, till mottagaren som validerar, levererar till sitt affärssystem och kopplar fakturan till bokföring och betalningar. Många lösningar erbjuder även OCR-strategier för pappersfakturor och automatisk konterings- och matchning.

Standarder och nätverk: europeiska e-faktureringssystem följer gemensamma principer och format, där PEPPOL-nätverket och nationella standarder (till exempel Svefaktura i Sverige) underlättar kommunikation, interoperabilitet och elektroniskt utbyte mellan affärspartners.

Fördelar och användningsområden: minskade kostnader, snabbare betalningar, bättre datakvalitet och spårbarhet, enklare efterlevnad och arkivering. Vanliga användare är företag i B2B och offentliga upphandlare (B2G), där lösningar integreras med ERP- och ekonomisystem såsom SAP, Visma eller Microsoft Dynamics.

Överväganden: införandet kräver ofta systemintegration, leverantörs- och kundonboarding samt säkerhet och efterlevnad, inklusive dataskydd och arkiveringskrav. Efaktureringslösningar stödjer vanligtvis långsiktig arkivering och revision. Framtiden pekar mot bredare automatisering, realtidsbearbetning och ökad öppenhet mellan aktörer.