dokumentumtárolás

A dokumentumtárolás a dokumentumok megőrzésének és visszakereshetőségének biztosítását szolgáló tevékenység. Kiterjed a fizikai formában történő tárolásra, például archívumokban, és a digitális formában megőrzésre, amelyet dokumentumkezelő rendszerekben vagy felhőalapú megoldásokban valósítanak meg. A cél a megfelelés, az adatok hosszú távú rendelkezésre állása és a hatékony kereshetőség.

Jellemző elemei közé tartozik a metaadatok és indexelés, a dokumentumok osztályozása és címkézése, a hozzáférés- és változásnyilvántartás, valamint a tartási időszakokra vonatkozó szabályok (retention policy). A fizikailag tárolt anyagok esetében a környezetbiztonság és a környezeti védelemmel is számolni kell. A digitális tárolás során kiemelt jelentőségű a tartós adatok megőrzése, formátumfüggetlenség és a rendszeres másolatkészítés. Nemzetközi és európai keretek között az ISO 15489 a records management alapelveit rögzíti, míg a GDPR a személyes adatok védelmét szabályozza.

Előnyök közé tartozik a megnövekedett kereshetőség, a helytakarékosság, a jogi és szabályozási megfelelés, valamint a kockázatok csökkentése a katasztrófa, az elveszett adatok vagy rossz hozzáférés ellen. Kihívások a költségek, a technológiai elavulás, az adatok integritásának és hitelességének megőrzése, valamint a magánélet védelmének biztosítása. Javasolt gyakorlatok közé tartozik egy egységes tárolási politika kidolgozása, metadata-modellek egységesítése, rendszeres audit és visszaállíthatóságot garantáló mentések, hozzáférés-szabályozás és formátum-migrációs stratégiák.