avainrekisterissä

Avainrekisteri on keskitetty rekisteri, jota käytetään hallitsemaan pääsyä tiloihin. Siinä kerätään tiedot avaimista ja niihin liittyvistä käyttöoikeuksista, kuten avaimen tunnistenumero, kohteen tilan tunnus tai osoite sekä haltijan nimi. Rekisterin tarkoituksena on varmistaa, että vain valtuutetut henkilöt saavat käyttää avaimia ja että pääsytiedot ovat ajan tasalla sekä peruutettavissa tarvittaessa.

Avainrekisteriin tallennetaan sekä fyysisten avainten että sähköisten pääsukorttien tiedot. Keskeisiä kenttiä voivat olla avaininumeron tai kortin ID, kohteen tilan tunnus, haltija, käyttöoikeuden taso, myöntämispäivä, voimassaoloaika sekä palautuspäivä tai palautustila. Lisäksi rekisteriin voidaan kirjata käyttötapahtumat: kuka on avainta käyttänyt, milloin ja mihin tarkoitukseen.

Hallinnointi vastuullisesti: turvallisuus-, kiinteistö- tai IT-osasto vastaa rekisterin ylläpidosta. Pääsy rekisteriin rajoitetaan ja sille määritellään oikeudet. Ylläpitoon kuuluu säännöllinen tarkistus, avainten tilan ja käyttöoikeuksien auditointi sekä tarvittaessa avainten peruutus, uusiminen tai poistaminen rekisteristä.

Koska avainrekisteri sisältää henkilötietoja, sen käsittely noudattaa tietosuoja- ja henkilötietolainsäädäntöä sekä GDPR-periaatteita. Tiedot suojataan asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein ja niitä säilytetään sovitun pituisesti ennen poistamista.

Käytännössä avainrekisteri parantaa turvallisuutta, mahdollistaa nopean pääsyluvan peruuttamisen ja helpottaa tilapäisiä käyttötarpeita. Rekisterin elinkaareen kuuluvat luominen, päivittäminen, säännölliset auditoinnit sekä avainten poistaminen, kun ne eivät enää ole voimassa tai niitä ei saa säilyttää.