arkistotoimessa

Arkistotoimessa tarkoitetaan arkistopalveluiden ja asiakirjahallinnon kokonaisuutta, jota organisaatio käyttää syntyvien ja vastaanotettujen asiakirjojen hallintaan sekä pysyvästi säilytettävän aineiston järjestämiseen. Tämä työ kuuluu arkistotoimistoissa tehtäviin, joissa ammattilaiset hyödyntävät sekä perinteisiä että digitaalisia menetelmiä.

Keskeiset tehtävät ovat asiakirjojen luokittelu, luettelointi ja metadatointi sekä säilytys- ja hävittämisaikojen määrittäminen. Digitaalisen arkistonhallinnan ytimessä ovat digitointi, digitaalinen tallennus, metadatointi ja pääsynhallinta sekä arkistojärjestelmien ylläpito.

Toimintaa ohjaavat lainsäädäntö ja hyvä hallintotapa. Arkistotoiminta noudattaa arkistolainsäädäntöä sekä henkilötietojen suojaa koskevia säädöksiä; tavoitteena on turvata julkisen hallinnon avoimuus ja oikeus tietojen käyttöön samalla suojellen yksityisyyttä.

Roolit ja tehtävät jakaantuvat arkistonhoitajiin, arkistotutkijoihin sekä tietohallinnon ja IT:n ammattilaisiin. Toiminta on keskeistä hallinnon läpinäkyvyydelle, kulttuuriperinnön tallentamiselle ja organisaation tieto-omaisuuden hallinnalle. Tulevaisuuden kehityssuuntia ovat digitalisaation syventäminen sekä digitaalisten arkistojärjestelmien integraatio.