arkistotietojärjestelmät

Arkistotietojärjestelmät ovat tietoteknisiä ratkaisuja, jotka on suunniteltu erityisesti arkistojen ja arkistoinnin hallintaan. Niiden päätehtävänä on tukea digitaalisten tai fyysisten asiakirjojen ja tietojen luokittelua, säilytystä, hakua ja hallinnointia pitkällä aikavälillä. Nämä järjestelmät auttavat organisaatioita täyttämään lainsäädännölliset vaatimukset ja varmistamaan tiedon saatavuuden ja eheyden.

Arkistotietojärjestelmät voivat vaihdella yksinkertaisista tiedostojen hallintajärjestelmistä monimutkaisiin kokonaisuuksiin, jotka sisältävät ominaisuuksia kuten metadatan hallinta, säilytysaikojen määrittely, automaattinen tiedostojen siirto eri säilytysmedioille ja pääsynhallinta. Ne ovat keskeisiä työkaluja esimerkiksi julkishallinnossa, yrityksissä ja kulttuurilaitoksissa, joissa on suuria määriä arkistoitavaa aineistoa.

Tavoitteena arkistotietojärjestelmien käytölle on varmistaa, että tieto on säilytetty turvallisesti, se on helposti löydettävissä tarvittaessa ja se on saatavilla myös tulevaisuudessa, riippumatta käytettävistä teknologioista. Järjestelmät auttavat myös vähentämään fyysisen tilan tarvetta ja parantamaan tiedonhallinnan tehokkuutta.