arkistointimuotojen

Arkistointimuotojen käsite viittaa erilaisiin tallennus- ja säilytystapoihin, joita käytetään tiedon pitkäjänteiseen hallintaan sekä kulttuuri- ja tiedonvälityksen turvaamiseen. Kyseessä on sekä fyysisten että digitaalisten muotojen kokonaisuus. Fyysiset arkistointimuodot kattavat paperiarkistot, mikrofilmauksen ja muut suojatut säilytystavat, joiden tarkoituksena on estää vahingoittuminen ja helpottaa tulevaa käyttöä. Digitaaliset arkistointimuodot tarkoittavat tiedostomuotoja, rakenteita ja tiedonhallintamalleja, joiden avulla tiedot tallennetaan, luetteloidaan ja haetaan pitkällä aikavälillä.

Tärkeimmät tavoitteet ovat tiedon säilyvyys, todennettavuus ja käyttökelpoisuus tulevaisuudessa. Valinnan yhteydessä huomioidaan tiedoston elinikä, siirto- ja muuntamistarpeet sekä tekninen vakaus. Esimerkkejä pitkäaikaissäilytetyistä digitaalisista muodoista ovat PDF/A, TIFF ja WAV/FLAC sekä pitkään dokumentoidut formaatit kuten XML ja JSON. Kansainväliset ja kansalliset metadata-standardit – METS, PREMIS, Dublin Core ja EAD – auttavat kuvaamaan tiedoston sisältöä sekä sen säilytystä.

Arkistoinnissa metadata on keskeisessä asemassa, sillä se mahdollistaa löytämisen, ymmärtämisen ja oikean kontekstin palauttamisen. Käytännön toimissa muodostetaan sekä teknisiä että hallinnollisia prosesseja: formatin valinta, säilytystilan hallinta, versiointi ja eheydentarkastukset voivat sisältää muuntamista, emulaatiota tai tiedon säilyttämisen aikajänteen hallintaa. Hyvä arkistointikäytäntö huomioi sekä nykyiset että tulevat käyttäjät sekä säilytyksen pitkäjänteisen aikataulun ja kehittämistarpeet.