Véglegesítés

Véglegesítés egy magyar kifejezés, amely a végleges, köthető vagy kötelező erejű állapot elérését jelenti. A szó a végleges (definitív) és az -ítés képző összerakásából származik, és egy olyan folyamatot ír le, amely során a bizonytalanságot megszüntetik, a változtatásokat lezárják, vagy kötelező erejű dokumentumot hoznak létre.

Használati területek között meghatározó a gazdasági és jogi környezet: a szerződés véglegesítése, a pénzügyi zárás vagy tranzakció befejezése; közigazgatásban és vállalati ügymenetben a döntések, határozatok vagy dokumentumok véglegesítéséről beszélnek; az adat- és informatikai környezetben a folyamat vagy adatsor véglegesítése, archíválás; a kiadvány- és szerkesztési munkában pedig a kézirat vagy kiadás végső jóváhagyása és közzététel előkészítése.

Folyamat jellemzői közé tartozik az ellenőrzés és egyeztetés, az első verziók felülvizsgálata, megfelelőségi ellenőrzés, aláírások és jóváhagyások beszerzése, végül a dokumentum, szerződés vagy adatsor végleges változatként történő kiadása vagy zárása. Eredmények lehetnek jogilag kötelező erejű dokumentumok vagy végleges státuszváltozások a rendszerekben.

Megfontolandó a pontos jogi vagy szervezeti környezet függvényében, hogy a véglegesítéshez gyakran kötődik jogi aláírás, határidő- és megfelelőségi követelmény, valamint archiválási és nyomon követési elvárások.