Tilauspyynnön

Tilauspyyntö, suomalaisessa hankintakäytännössä myös kutsuttu requisition, on sisäinen asiakirja tai sähköinen pyyntö, jolla osa organisaatiosta esittää ostotarpeen hankintayksikölle tai toimittajalle. Sen tarkoituksena on kirjata tarve, kerätä tarvittavat tiedot ja aloittaa hankintaprosessi ennen varsinaisen tilauksen tekemistä.

Tilauspyyntö toimii viestinä tarpeen ja hankintatoimen välillä. Se auttaa määrittelemään, mitä ostetaan, millä määrällä ja millä aikataululla. Usein se vaatii hyväksynnän budjetin, projektin tai toimitusvastuun mukaan ennen sitovan tilauksen laatimista. Hyväksymisen jälkeen hankintayksikkö laatii tai toimittaa ostotilauksen toimittajalle.

Tyypillinen tilauspyynnön sisältö sisältää: pyynnön laatineen osaston tai henkilön tiedot, tavaran tai palvelun kuvaus, määrän ja yksikön, mahdolliset tuotenumero- tai katalogitiedot, toivottu toimituspäivä ja toimitusosoite, ehdotettu toimittaja tai valittu toimittaja, budjetti- tai projektikoodi sekä mahdolliset tekniset vaatimukset, liitteet ja viitteet aiempiin kilpailutuksiin. Pyyntö voi sisältää myös hankinnan vaihtoehtoja, kuten useita tarjouksia tai suorituskykyn kriteerejä.

Tilauspyyntöjä voidaan käsitellä sekä manuaalisesti että sähköisesti ERP- tai hankintajärjestelmissä. Joissain tapauksissa tilauspyyntö muuttuu hyväksynnän jälkeen automaattisesti ostotilaukseksi, jolloin prosessi etenee kohti toimittajalle tehtävää tilausta. Tilauspyyntöjen hallinta tukee hankintojen läpinäkyvyyttä, kustannusvalvontaa ja sopimusten noudattamista.