Säilituspoliitikad

Säilituspoliitikad ehk säilitustegevuste juhised on organisatsiooni kehtestatud reegistik, mis määrab, kui kaua erinevaid andmekogumeid ja dokumente hoitakse ning kuidas need kustutatakse või arhiveeritakse. Need aitavad tagada seaduslikkuse, andmete piirväärtuse ja kulude optimeerimise, vähendades samaaegselt andmeriski.

Põhielemendid hõlmavad andmete klassifikatsiooni ja sellele järgnevat säilitustähtaega, säilituskava või -tabeli koostamist, kustutamis- või arhiveerimisesuuniseid ning rollide ja vastutuste määramist. Olulised on ka aktiivsete andmete, arhiivi ja logide eristamine, õiguslike erandite haldamine ning tehnilised ja organisatsioonilised meetmed, mis võimaldavad turvalist säilitamist ja kustutamist.

Õiguslik kontekst hõlmab EU andmekaitsenõudeid, eriti GDPR-i põhimõtet säilituste piiratusest ja andmete töötlemise vajaduspõhisusest, ning Eesti countless kehtivaid andmekaitseseadusi ja eraldi arhiveerimisnõudeid. Säilituspoliitikad peavad arvestama ka isikuandmete kaitse, andmete liigid ja vajadusega tagada õigus kustutamise või andmete töötlemise piiramise nõuetekohane täitmine.

Rakendamisel keskendutakse juhile, andmete vastutajale ja andmete haldurile ning luuakse perioodiliselt ajakohastatav säilitusperioodide kogumik. Vajadused hõlmavad koolitust, regulaarset järelevalvet, automaatsete kustutamisprotsesside kasutuselevõttu ja auditeerimist, et tagada vastavus ning dokumenteeritud, jälgitav eluika.

Parimad tavad hõlmavad otsuste dokumenteerimist, ligipääsu piiritlemist, kustutamise ja arhiveerimise automatiseerimist ning regulaarselt korrigeeritud ülevaatusi.