Samlingsförvaltningen

Samlingsförvaltningen är den systematiska förvaltningen av kulturella samlingar inom museer, arkiv och bibliotek. Den omfattar planering, införande och uppföljning av policyer och processer som syftar till att bevara, dokumentera och tillgängliggöra objekt och digitala filer över tid. Centrala delar är insamling och selektion av nya objekt, registrering och beskrivning av samlingen (metadata), samt vård och bevarande, inklusive klimatkontroll, skydd mot skador och bevarande av digitala objekt genom migration och formatkonvertering.

Samlingsförvaltningen strävar efter långsiktigt bevarande och tillgänglighet för forskning, utbildning och allmänhetens kulturarv. Den koordinerar arkivering, katalogisering, förvaring, visningar och utlåning eller öppen tillgång online. Den hanterar även rättigheter, upphovsrätt och integritetsaspekter samt etiska frågor kring föremåls ursprung och provenance.

Organisationen av samlingsförvaltningen innefattar ofta en samlingsförvaltare eller samlingschef, konservatorer, arkivarier, bibliografiska specialister och digitala specialister. Samarbeten med forskare, leverantörer och offentliga organ är vanligt förekommande.

Praktiska ramverk byggs på metadata- och bevarandestandarder som Dublin Core, MARC, METS och PREMIS, samt nationella regler och institutionens egna policyer. En effektiv samlingsförvaltning uppnås genom långsiktig planering, riskhantering, finansiering och kontinuerlig kompetensutveckling av personalen. Syftet är att skydda och göra kulturarvet tillgängligt för nuvarande och framtida bruk.