Rekordihaldus

Rekordihaldus on organisatsiooni info- ja dokumentatsioonihalduse valdkond, mille eesmärk on tagada tegevuste ja otsuste usaldusväärsus, kättesaadavus ning pikaajaline säilimine. Rekordihaldus katab kõigi loodud või kogutud dokumentide ja muude andmekandjate elutsükli: nende loomist, klassifitseerimist, kasutamist, säilitamist ning lõpuks hävitamist või arhiveerimist.

Olulised komponendid on metaandmed, klassifikatsioonisüsteemid ja säilituseesmärgid (säilitusperioodide skeemid), samuti protseduurid nende loomise, korrastamise, kasutamise ja hävitamise kohta. Efektiivne rekordihaldus ühendab tehnilised lahendused—dokumentide haldus- ja arhivaarsüsteemid—with organisatsiooni poliitikad ning koolituse ja tööprotseduurid, et tagada õigeaegne ligipääs, õigsus ja turvalisus.

Standardid ja regulatiivsed nõuded: ISO 15489 Rekordihaldus ning seotud standardid, nagu ISO 16175 ja ISO 30300-sarja. Lisaks tuleb järgida kohalikke seadusi ja andmete kaitse nõudeid (näiteks GDPR). Digitaalsete ja füüsiliste kogumite pikaajaline säilitamine, vormimuutuste haldamine ja metadataga varustatus on rekordihalduses keskseteks väljakutseteks.

Rakendamine nõuab selgeid rolle (rekordihaldur, arhivaar, andmete kaitse vastutav isik), poliitikate ning koolituse koostööd. Rekordihaldusel on eelised: suurenenud vastutus ja läbipaistvus, lihtsam õigusnõuete täitmine, parem otsitavus ja koostöö. Võimalikud väljakutsed hõlmavad digitaliseerimisega seotud tehnilisi raskusi, andmete mahuka arhiveerimise vajadusi ning privaatsuse tagamist.