Rekisteröintijärjestelmä

Rekisteröintijärjestelmä on ohjelmisto- tai järjestelmäkokonaisuus, joka tallentaa, hallitsee ja seuraa rekisteröintiin liittyviä tietoja. Sen tehtävänä on kerätä rekisteröitävät tiedot, varmistaa oikea ja ajantasainen tiedonhallinta sekä tukee rekisteröintiprosessin eri vaiheita kuten hakemuksia, vahvistuksia, hyväksyntöjä ja tilastointia.

Tyypillisiä ominaisuuksia ovat tietokanta- ja datamallit henkilötietojen ja muiden rekisteriin kuuluvien tietojen tallentamiseen, käyttöjärjestelmän roolit ja oikeudet, auditointi- ja lokitus sekä varmuuskopiointi ja palautusmenettelyt. Järjestelmä voi olla osa laajempaa tietojärjestelmäarkkitehtuuria ja tarjota rajapintoja muiden järjestelmien kanssa sekä tukea integrointia ulkoisten palvelujen kanssa. Käyttäjä- ja hakemussuhteen hallinta sekä laadunvarmistus ovat keskeisiä vaatimuksia.

Tietosuoja ja vastuukysymykset ovat keskeisiä rekisteröintijärjestelmien suunnittelussa ja käytössä. Henkilötiedot ovat säädeltyjä tietoja, alisteisiaan GDPR:n ja kansallisille tietosuojalainsäädännöille. Rekisterinpitäjällä on velvollisuus huolehtia tietojen minimoinnista, säilytysajoista, oikeuksien toteuttamisesta sekä turvallisista käsittely- ja tallennustavoista. Käyttäjien oikeudet kuten pääsy-, korjaus- ja poistopyynnöt sekä rekisteröidyn tietoihin liittyvä valvonta ovat keskeisiä.

Esimerkkejä rekisteröintijärjestelmistä voivat olla viranomaisten väestö- ja yritysrekisterit, oppilaitosten opiskelijarekisterit sekä tapahtuma- tai osallistujarekisterit.