Mötesrapporter

Mötesrapporter är skriftliga sammanställningar av utfall och beslut från ett möte, avsedda att informera intressenter som inte närvarade. De används inom företag, offentlig sektor och projektstyrning, och skiljer sig från mötesprotokoll genom att fokusera på beslut och åtgärder snarare än en fullständig ordagrann redogörelse.

Innehåll och struktur: grundläggande uppgifter (mötets namn, datum, plats, deltagare och frånvarande); sammanfattning av diskussioner; beslut eller beslutspunkter; uppgifter/åtgärder med ansvariga och deadline; öppna frågor; nästa möte och bilagor.

Syfte och användning: kommunicera resultat till intressenter, följa upp åtgärder, och stärka ansvar och uppföljning. Används ofta av styrelser, styrgrupper, projektteam och avdelningar som behöver insikter mellan möten.

Upprättande och distribution: skrivs normalt av sekreterare eller administrativt stöd, färdigställs snart efter mötet, granskas av ordföranden, och distribueras till berörda parter samt arkiveras enligt policy. I vissa organisationer kan mötesrapporten komplettera eller ersätta officiella mötesprotokoll.

Format och ton: koncis, saklig och neutral. Innehållet bör enligt behov inkludera datum, plats, deltagare, agenda, beslut, ansvariga, tidsramar och bilagor. Hantering av sekretess och arkivering följer gällande policy.