Laskutustiedon

Laskutustieto on laskutukseen liittyvää dataa, jota käytetään laskujen laatimisessa, lähettämisessä ja kirjanpidossa. Se kattaa sekä myyjän että asiakkaan tiedot sekä itse laskun tiedot, kuten rivikohtaiset tuotteet tai palvelut, hinnat, määrät, verot sekä summat.

Tyypillisiä sisältöjä ovat esimerkiksi myyjän nimi, osoite, y-tunnus ja mahdollinen ALV-tunniste; asiakkaan nimi ja osoite sekä yritystunnus; laskun numero, laskun päivämäärä ja eräpäivä; rivien kuvaukset, määrät, yksikköhinnat, verokannat sekä laskun kokonaissumma, valuutta, maksutapa ja viitenumero.

Digitaalisessa laskutuksessa laskutustieto voidaan välittää sähköisesti Finvoice- tai PEPPOL-standardeja käyttäen; Finvoice on erityisen yleinen Suomessa.

Käsittely ja hallinta tapahtuu usein ERP- tai kirjanpitojärjestelmissä. Tiedot tulee valida, ylläpitää ja suojata, ja niihin tulee olla asianmukaiset käyttöoikeudet. Henkilötietojen käsittely noudattaa GDPR:ää ja tietojen minimointia.

Säilytysvaatimukset sekä arkistointikäytännöt määrittävät, miten laskutustietoja säilytetään ja millä aikavälein niitä voidaan hakea tilinpäätösten ja verotuksen sekä mahdollisten tarkastusten tarpeisiin.

Laskutustiedon oikea hallinta parantaa maksujen perintää, antaa luotettavaa talousraportointia sekä edesauttaa tilinpäätösten ja verotuksen oikeellisuutta.