Kuludekirjad

Kuludekirjad on ettevõtete ja organisatsioonide kasutatavad dokumendid, mille abil dokumenteeritakse töötajate äritegevusega seotud kulud. Need koguvad üksikasjalikku teavet ning lisatakse kviitungid või arvete koopiaid. Kuludekirjade eesmärk on kulude hüvitamine ja raamatupidamise ning finantsaruandluse toeks.

Taotlused tavaliselt sisaldavad: kuupäev ja kirjeldus; kulu kategooria (reisid, majutus, toitlustus, transpordikulud, kontoritarbed jne); summa ja valuuta; käibemaksu andmed, kui kohaldub; projekt või kulujaotuse kood; töötaja nimi või isikukood; juhendi või osakonna heakskiit; ning lisatud kviitungid või nende digitaalsed koopiaid.

Protsess hõlmab tavaliselt taotluse esitamist kuu lõpus või peale reisi, kulu kontrolli juhataja või raamatupidamise poolt ning seejärel hüvitamist või kandeid raamatupidamises ning eelarve jälgimist.

Regulatiivne taust: Eestis ning teistes riikides võivad ettevõtte sisemised poliitikad ning maksukohustused määrata, millised kulud on hüvitatavad ja millised dokumentatsiooninõuded kehtivad. Sagedasti on nõutav kviitungite säilitamine ning sageli kasutatakse digitaalseid kuluhalduslahendusi kulude seostamiseks kuludekirjadega.

Kuludekirjad ei ole arved; need on täiendav tõend kulude hüvitamiseks ja raamatupidamise korraldamiseks. Erinevuses võib terminoloogia ja vorm riigiti erineda, kuid põhimõte jääb samaks: dokumenteerida ühette kulu ja pidada arvestust.