Kontaktisikud

Kontaktisikud on organisatsiooni poolt määratud isikud, keda peetakse teabevahetuse ja teatud küsimuste lahendamise peamiseks ühenduspunktiks väliste osapooltega. Nende ülesandeks on toimida teabe, dokumentide ja küsimuste edastamise ning vajaduse korral organisatsiooni esindamise lüli.

Kontaktisikud täidavad mitmesuguseid rolle sõltuvalt kontekstist. Nad võivad olla vastutavad kliendisuhtluse, partnerlussuhete, tõrgete lahendamise, mehhanismide toimimise või ametiasutustega suhtluse eest. Tihti on neil volitus esindada organisatsiooni teatud piirides ning nad koordineerivad teabevahetust, ajakava ning vastamistua küsimustele.

Kus ja milleks neid määratakse? Kontaktisikud kasutatakse laialdaselt ettevõtetes, avalikes asutustes, haridus- ja tervishoiuorganisatsioonides ning mittetulundusühingutes. Nende olemasolu aitab tagada ühtlase ja kiire kommunikatsiooni ning lihtsustab koostööd teiste asjatundjate, klientide ja reguleerivate asutuste suunal.

Nõuded ja halduslik külg hõlmavad tavaliselt kontaktisiku õigeaegset teavitamist muutustest, õige kontaktandmete hoidmist ja kättesaadavust tööaegadel. Soovitav on määrata kontaktisik ametliku otsuse või sisekordade alusel ning teavitada sellest vastavaid osapooli ja vajadusel asjakohaseid registri või organisatsiooni sihtgruppi.

Seoseid muudega mõistetega: kontaktisikud on seotud ettevõtlus- ja halduskorraldusega, andmekaitse ning klienditeeninduse praktykadega, kus selge ja toimiv teabevahetus on olulisel kohal.