Inventariseerimine

Inventariseerimine on organisatsiooni varade, varude ja muude ressursside olemasolu, seisundit ja väärtust süsteemselt tuvastamise, loendamise ja kontrollimise protsess. Selle eesmärk on tagada raamatupidamises õige varade arvestus, tuvastada kadumised või vääritused ning pakkuda usaldusväärset teavet varade kohta. Inventariseerimine hõlmab nii püsivarade kui ka lao- või varude loendamist ning võib sisaldada varade väärtuse hindamist vastavalt kehtivatele arvestusstandarditele.

Protsess hõlmab planeerimist ja ulatuse määratlemist, varade märgistamist (barkoodid või RFID), loendamist (täis- või tsükliloendina), erinevuste kontrolli ja korrigeerimist, arvepidamajärgsed muudatused ning aruandlust. Sageli kasutatakse lähenemist, kus füüsiline loendus tehakse registri uuendamiseks ning varude väärtus hinnatakse vastavalt raamatupidamise standarditele. Tööriistad võivad hõlmata tarkvara varade registrit, loendustegevuse dokumente ning kvaliteedi- ja kontrollimeetmeid.

Rakenduskohad hõlmavad ettevõtteid, laohooneid ja kinnisvara varustust, samuti avaliku sektori asutusi, koole ja haiglaid. Inventariseerimine on oluline varade haldamiseks, riskide vähendamiseks, õiglase finantsaruandluse tagamiseks ja regulaarsete auditide nõuete täitmiseks. See aitab haiguste või kadude ennetamisel ning võimaldab täpsemaid ülevaateid kuludest ja nõudlustest.

Väljakutsed ja parimad tavad hõlmavad suurt varadekogust, varude eristatavust, kontrollide ja koolituste olulisust, kasutatava tehnoloogia ja protsesside pidevat täiendamist ning õigeaegset ja täpset aruandlust.