Információkezelés

Információkezelés olyan szervezeti gyakorlatok és rendszerek összessége, amelynek célja az információs erőforrások hatékony és biztonságos kezelése a szervezeti célok támogatása érdekében. Célja a releváns információk elérhetőségének és felhasználhatóságának biztosítása minden érdekelt fél számára.

Az információkezelés magába foglalja az információk létrehozását, rögzítését, tárolását, rendezését, kereshetőségét, megosztását, archiválását és selejtezését. Az információ életciklusa a tervezéstől és gyűjtéstől a feldolgozás, archiválás és végső selejtezésig tart.

Fontos elemei közé tartozik az információs vezetés (governance), az adatgazdálkodás és az adatminőség-irányítás, metaadat-kezelés, dokumentum- és tartalomkezelés, archívumkezelés, valamint az információbiztonság és adatvédelem. Megfelelést biztosító szabályozások, például az Európai Unión belüli GDPR-elvek betartása is meghatározó része a gyakorlatnak.

A feladatokat ellátnak különböző szereplők, például adatgazdák vagy adatkezelők, adatvédelmi tiszt, irat- és dokumentumkezelők, informatikai szakemberek, valamint a vezetés szintjén az információs vezetők vagy információkezelési felelősök.

Technológiák között megtalálhatók az adatbázisok, adattárolók, adattárházak, tartalomkezelő rendszerek, metaadat- és keresőrendszerek, integrációs platformok, valamint üzleti intelligencia és analitikai eszközök. A gyakorlat célja a jobb döntéshozatal, hatékonyság, megfelelés és kockázatkezelés megteremtése.

Kihívásokként gyakran felmerül az adatmennyiség növekedése, adatszivárgások és megfelelési követelmények változása, adatigények közötti szakadékok, adatok minőségének javítása és az adatok integrálása különböző rendszerek között. A megfeleltetés érdekében kiemelt figyelmet kap a GDPR- és hasonló jogszabályoknak való megfelelés.