Infokohtumise

Infokohtumine on formaalne või poolformaalne kohtumine, mille peamine eesmärk on jagada organisatsiooni, projekti või sündmuse kohta vajaminevat teavet. Infokohtumise korraldamine aitab saavutada selgust, vastata küsimustele ja luua ühtne arusaam järgmiste tegevuste kohta. Sellisel kohtumisel esitatakse fakte, tausta, plaane ning vajadusel jagatakse materjale või näiteid; see võib hõlmata ka lühikest demonstratsiooni või näidet.

Kellele suunatud ja kui kaua? Osalejad on sageli projekti huvirühmad, töötajad, kliendid või partnerid. Sõltuvalt teemast võib kohtumine olla 30–90 minutit ning formaat võib olla nii in-person kui ka veebi- või hübriidkohtumine.

Sisu ja struktuur: peamised osad on päevakord, eesmärkide selgitus, teabesisu esitlus ning ajaline jaotus, olulised andmed ning riskid. Oluline on kasutada arusaadavat keelt, pakkuda visuaale ja jätta ruumi küsimustele. Vajadusel jagatakse materjalid ja antakse kontaktandmed järeltegevuste jaoks.

Kasu ja väljakutsed: infokohtumine suurendab läbipaistvust, kaasatust ja ühist otsustamisprotsessi; puudused võivad hõlmata teabeküllust, poolikut mõistmist või keelebarjääri. Hea korraldus eeldab selget eesmärki, sihtrühmale kohandatud sisu, selget keelt, visuaale, ajakava ning moderaatorit või esindajat, kes kohtumist juhib.

Seosed: infokohtumine on sarnane briefingile ning võib toimuda enne suuremahulist muudatust või lisanäidete tutvustust, pakkudes aluse edasiseks suhtluseks ja järeltegevusteks.