Hävityssuunnitelma

Hävityssuunnitelma on organisaation dokumentoitu ohjattu menettely, jonka tarkoituksena on turvallisesti ja säädösten mukaisesti poistaa tai hävittää tietoja, dokumentteja sekä fyysistä ja digitaalisia omaisuuseriä. Suunnitelma määrittelee, mitä hävitetään, milloin ja millä menetelmillä sekä miten hävitys varmistetaan ja todennetaan.

Suunnitelma kattaa sekä sähköisen että paperisen tiedon sekä muut hävityksen kohteet, kuten laitteet ja materiaalit. Tavoitteena on minimoida tietoturvariskit, noudattaa lainsäädäntöä ja arkistointivaatimuksia sekä edistää ympäristövastuullista jätteen käsittelyä.

Keskeiset osa-alueet ovat vastuut ja omistajuus, tiedon luokitus ja säilytysajat sekä ohjeet ja menetelmät hävitykselle. Siihen kuuluvat hyväksyntäprosessi, dokumentointi, todentaminen sekä säännölliset päivitykset ja auditointi.

Prosessi etenee tyypillisesti: inventaario ja luokitus, hävitysperusteiden määrittäminen, hyväksyntä ja aikataulutus, toteutus (esimerkiksi tietojen poistaminen tai materiaalin tuhoaminen) sekä todentaminen ja dokumentointi.

Säädökset ja standardit: Viranomais- ja toimialakohtaiset vaatimukset sekä kansainväliset standardit voivat vaikuttaa hävityssuunnitelmaan. Suomessa ja EU:ssa tärkeä viite on henkilötietojen suoja, kuten GDPR. Kansainvälisiä ohjeita voivat olla ISO/IEC 27001 sekä tietojen hävittämistä käsittelevät standardit kuten NIST SP 800-88 ja DIN 66399.

Käyttökohteita ovat sekä julkinen että yksityinen sektori, yritykset, koulut ja tutkimuslaitokset. Hyötyinä ovat parempi tietoturva, säädösten noudattaminen, tilojen vapauttaminen ja kustannusten hallinta. Haasteina voivat olla luetteloinnin ja varastonhallinnan varmistaminen sekä hävityksen jälkikontrollin todentaminen.