Epostsignaturer

Epostsignaturer er standardiserte blokker med informasjon som legges til slutten av utgående e-post. De identifiserer avsender, formidler kontaktopplysninger og støtter profesjonell kommunikasjon. Epostsignaturer er forskjellige fra kryptografiske signaturer som brukes for autentisering og integritet, for eksempel DKIM, som skjer i e-postsystemet i bakgrunnen.

Vanlig innhold inkluderer fullt navn, stilling, organisasjon, telefonnummer, e-postadresse, nettside og, ved behov, fysisk adresse, logo og lenker til sosiale medier. Mange legger også kort ansvarsfraskrivelse eller konfidensialitetsklausul. Signaturer kan være personlige eller av organisasjonen standardisert for alle ansatte, avhengig av policy.

Teknisk kan signaturen være tekstbasert eller HTML-basert, og den kan genereres manuelt i hver e-postkonto eller håndteres sentralt i en organisasjon. Store virksomheter bruker ofte maler og policyer for å sikre konsistens og samsvar med merkevaren.

Bruk og hensyn: Signaturer bør være tydelige, relevante og ikke dominere innholdet i meldingen. Noen e-postklienter blokkerer bilder eller eksterne ressurser, så det er viktig å inkludere en ren tekstversjon eller alternativ tekst for bilder for tilgjengelighet. Størrelse og formatering bør være rimelig og enhetlig på tvers av enheter.

Historisk utvikling og praksis: signaturer utformes i samsvar med merkevareguider og juridiske krav; signaturpolicyer kan definere innhold, språk og hvilke elementer som tillates.