Dokumentidentifierare

Dokumentidentifierare är ett unikt tecken eller en siffersekvens som används för att identifiera ett specifikt dokument inom ett dokumenthanteringssystem eller en arkivdatabas. Syftet är att skapa en oföränderlig referens som möjliggör återfinning, referensiering och spårbarhet över tid, oberoende av var dokumentet lagras eller vilka versioner som uppstår.

Identifieraren fungerar ofta som systemets primärnyckel för ett dokumentobjekt. I praktiken kan den bestå av ett systemspecifikt prefix, årtal och löpnummer, t.ex. AB-2024-01234. Den bör vara unik inom den aktuella miljön och utformas så att den kan behållas vid förändringar i filnamn, lagringsplats eller dokumentets innehåll.

I metadata och informationshantering kopplas dokumentidentifierare ofta till metadatascheman som beskriver dokumentets identitet och relationer. De kan användas tillsammans med persisterande identiteter som DOI, Handle eller URN i bredare ekosystem för långsiktig tillgång och länkning, men fungerar vanligtvis som den interna kärnan i ett arkiv eller dokumenthanteringssystem.

Användningen i offentlig sektor och arkivmiljö innebär krav på spårbarhet, korrekt versionering och bevarande. Vissa organisationer behåller samma identifierare vid versionering när de behåller ett övergripande dokument, medan varje version kan få en tydligt separat identifierare eller en versionssuffix enligt lokala regler.

Utmaningar inkluderar långsiktighet, migrering mellan system och bibehållen referensintegritet över tid. En välförvaltad dokumentidentifierare underlättar citat, sökning och bevarande, medan bristande hantering kan leda till brutna länkar eller duplicering av dokument.

---