Dokumentationsmetoder

Dokumentationsmetoder är systematiska sätt att samla, organisera och förvalta information och händelser över tid. De används inom forskning, utbildning, teknik, vård, arkiv och projektarbete för att fånga beslut, processer, resultat och lärdomar. En god dokumentation underlättar kommunikation, spårbarhet och reproducerbarhet samt bevarar organisatoriskt kunskapskikt.

Metoderna varierar beroende på kontext men kan delas in i primära dokumentationsformer och processdokumentation. Exempel på primära dokument är fältanteckningar, laboratorieanteckningar, dagböcker, protokoll, intervjuer, inspelningar och transkriptioner. Processdokumentation omfattar versionering av projekt, beslutloggar, kravspecifikationer, användarmanualer och felrapporter. Digital dokumentation inkluderar metadata, databaser, filer och arkivstrukturer samt versionhantering.

Valet av dokumentationsmetod grundas i ändamål, målgrupp, krav på kvalitet och tillgänglighet. Vanliga verktyg är mallar och formulär, checklists, databaser, innehållshanteringssystem, versionkontroll samt enkla anteckningsverktyg. I många sammanhang används olika medier (text, bild, ljud, video) för att öka säkerheten och spårbarheten. Strukturering av metadata och tydliga filnamnskonventioner är centrala delar.

Kvalitetsaspekter inkluderar noggrannhet, konsekvens, spårbarhet, reproducerbarhet och hållbarhet. Etiska överväganden omfattar sekretess, informerat samtycke, upphovsrätt och dataskydd. Arkivering och underhåll av dokumentation kräver policyer, behörighetsstyrning och retentionstider för att säkerställa långsiktig tillgång och relevans.