Dokumentalager

Dokumentalager er et organisert lagringsmiljø som er ment å bevare og gjøre dokumenter tilgjengelige over lang tid. Begrepet brukes innen arkiv- og informasjonsforvaltning og omfatter både digitale dokumenter og digitaliserte kopier av fysiske dokumenter. Hovedformålet er å sikre autentisitet, integritet og tilgjengelighet i samsvar med lover og virksomhetens behov.

Innhold og funksjoner inkluderer innsamling (ingest), metadata, klassifisering og indeksføring, samt versjonering. Dokumenter lagres med metadata som beskriver innhold, kontekst og rettigheter. Vanlige metadatastandarder er Dublin Core, PREMIS og METS, mens virksomheter bruker tilpassede skjemata. Bevaringsstrategier omfatter bit-for-bit bevaring, formatmigrasjon og i noen tilfeller emulering.

Styring og samsvar: dokumentlageret styres av policyer for oppbevaring, tilgang og avhending. Rollebasert tilgangskontroll, autentisering, logging og revisjon er sentrale sikkerhetstiltak. Behandlingen må overholde personvernregler som GDPR, nasjonale arkivlover og eventuelle rettslige bevaringskrav, samt behov for kontekstuell dokumentasjon.

Teknisk infrastruktur og bruk: arkitekturen kan være lokal, i skyen eller hybrid. Sentraliserte eller delte lagringssystemer støtter søk, fulltekstsøking via OCR, metadata-søk og integrasjon med dokumenthåndteringssystemer. Bevaringsfremmende formater som PDF/A og TIFF er vanlige valg for langvarig bevaring.

Bruksområder og utfordringer: offentlige etater, virksomheter og forskningsinstitusjoner bruker dokumentlager for retts- og behovsbehandling, samsvar og kunnskapsbevaring. Fordeler inkluderer bedre sporbarhet og risikoreduksjon; utfordringer inkluderer kostnader, formatdekadens og behov for kontinuerlig vedlikehold av metadata og rettigheter.