Dokumentaatiolla

Dokumentaatiolla tarkoitetaan suomenkielisessä käytössä keinoa tai tilaa, jossa jokin väite, vaatimus tai prosessi on esitetty, vahvistettu tai tallennettu asiakirjojen avulla. Se on adessiivinen muoto sanasta dokumentaatio, ja sitä käytetään kuvaamaan keinoa, jolla tieto on saatavilla, voidaan todentaa tai jäljittää. Dokumentaatiolla korostetaan liitettyä todistusaineistoa ja pysyvyyttä.

Se voi viitata sekä fyysisiin että sähköisiin asiakirjoihin, kuten raporteihin, käyttöohjeisiin, teknisiin kuvauksiin sekä testiraportteihin. Sillä tarkoitetaan myös prosessia, jossa tieto kerätään ja organisoidaan siten, että se on löydettävissä ja ymmärrettävissä sidosryhmille.

Dokumentaatiolla on keskeinen rooli monissa konteksteissa: projektinhallinnassa, ohjelmistokehityksessä, laadunvarmistuksessa ja säädösten noudattamisen varmistamisessa. Se mahdollistaa vaatimusten todentamisen, muutoshallinnan sekä käyttäjä- ja ylläpitotiedon jakamisen. Hyvin laadittu dokumentaatio parantaa läpinäkyvyyttä, tehokkuutta ja jäljitettävyyttä koko tuotteen tai prosessin elinkaaren aikana.

Esimerkkejä ovat vaatimusten todentaminen dokumentaatiolla sekä loppukäyttäjille suunnatun ohjeistuksen, asennus- ja testiraporttien sekä teknisen kuvauksen tarjoaminen dokumentaatiolla.

Termi kuuluu dokumentaation termijärjestelmään osaksi ja on keskeinen osa laadunhallintaa sekä compliancea.